Amtliche Formalitäten nach dem Verlust eines geliebten Menschen

Dokumente nach dem Tod – Todesbescheinigung und Sterbeurkunde

Im Falle eines Todes in Polen besteht der erste Schritt nach der Feststellung des Todes darin, die Todesbescheinigung („karta zgonu“) zu erhalten. Sie wird von dem Arzt ausgestellt, der den Tod bestätigt – dies kann ein Notarzt, ein Hausarzt oder ein Krankenhausmitarbeiter sein, wenn der Tod in einer medizinischen Einrichtung eingetreten ist. Die Todesbescheinigung ist das Dokument, das den Transport des Körpers vom Sterbeort in die Leichenhalle eines Bestattungsunternehmens oder – falls eine Obduktion erforderlich ist – in die Abteilung für Gerichtsmedizin oder die Krankenhausleichenhalle ermöglicht.

Mit der Todesbescheinigung muss man sich an das für den Sterbeort zuständige Standesamt (USC) wenden, um die offizielle Sterbeurkunde („akt zgonu“) zu erhalten. Dies ist das wichtigste Dokument für die weiteren Formalitäten im Zusammenhang mit der Bestattung, der Beantragung des Bestattungszuschusses sowie für Erbschaftsfragen und andere Verwaltungsverfahren. Das Standesamt stellt eine Abschrift der verkürzten Sterbeurkunde aus. Zusätzliche Abschriften sowie eine vollständige Version der Sterbeurkunde können gegen Gebühr beantragt werden.

Das Bestattungsunternehmen kann bevollmächtigt werden, die Sterbeurkunde im Namen der Familie abzuholen. Zu diesem Zweck muss eine Vollmacht unterschrieben und der Personalausweis des Verstorbenen (oder eine Kopie der Geburtsurkunde, falls kein Ausweis vorhanden war) vorgelegt werden.

Was sollte man über die Organisation des Transports des Verstorbenen wissen?

Im Falle eines Todes im Ausland oder wenn der Körper in eine andere Stadt oder ein anderes Land überführt werden muss, sind zusätzliche Formalitäten zu erledigen und bestimmte Genehmigungen einzuholen.

Für den Transport des Körpers einer verstorbenen Person aus dem Ausland werden unter anderem folgende Dokumente benötigt:

• eine in die polnische Sprache übersetzte Sterbeurkunde, angefertigt von einem vereidigten Übersetzer,
• ein ärztliches Attest über die Todesursache,
• die Zustimmung des polnischen Konsuls (bei Transport nach Polen),
• die Zustimmung des örtlich zuständigen Landrats („Starosta“) für den Ort der Bestattung,
• Bestattungsunterlagen, die bestätigen, dass der Körper gemäß den sanitären Vorschriften beigesetzt wird.

BONGO, ein auf die internationale Überführung Verstorbener spezialisiertes Unternehmen, bietet umfassende Dienstleistungen bei der Organisation solcher Transporte an – von der Erledigung aller Formalitäten bis hin zur kompletten logistischen Abwicklung – und entlastet die trauernde Familie in dieser schwierigen Zeit. Um die Zusammenarbeit zu beginnen, müssen die erforderlichen Dokumente für den Transport der sterblichen Überreste ausgefüllt werden.

Kann eine Bestattung an einem anderen Ort als dem Wohnort des Verstorbenen organisiert werden?

Ja. In Polen besteht keine Verpflichtung, die Bestattung am Wohnort des Verstorbenen durchzuführen. Es ist möglich, einen geliebten Menschen in einer anderen Stadt oder sogar im Ausland zu beerdigen – vorausgesetzt, es liegt die Zustimmung des Verwalters des gewählten Friedhofs vor und alle lokalen administrativen Anforderungen werden erfüllt.

Zusätzliche Bestattungsformalitäten

Neben der Todesbescheinigung und der Sterbeurkunde können während der Bestattungs- und Verwaltungsverfahren auch folgende Dokumente erforderlich sein:

• der Personalausweis der verstorbenen Person (sofern er nicht bereits einbehalten wurde),
• ein Dokument, das das Recht auf die Grabstätte bestätigt (bei einem Familiengrab),
• Versicherungsunterlagen (z. B. von der ZUS oder KRUS), wenn die Familie einen Bestattungszuschuss beantragt,
• Vollmachten, wenn die Bestattung von einer anderen Person als dem nächsten Angehörigen organisiert wird.

In internationalen Fällen können zusätzliche konsularische Dokumente sowie sanitäre und epidemiologische Bescheinigungen erforderlich sein.

Ein Bestattungsunternehmen sowie ein auf internationale Überführungen spezialisiertes Unternehmen wie BONGO können bei der Beschaffung der erforderlichen Unterlagen helfen und beraten, welche Dokumente in der jeweiligen Situation notwendig sind.

Wie erhält man das Bestattungsgeld und andere Leistungen?

Das Bestattungsgeld ist eine Leistung, die von der ZUS (Sozialversicherungsanstalt) oder der KRUS (Landwirtschaftliche Sozialversicherungsanstalt) an die Person gezahlt wird, die die Bestattungskosten getragen hat – unabhängig vom Verwandtschaftsgrad mit dem Verstorbenen. Die aktuelle Höhe des Bestattungsgeldes beträgt 4.000 PLN und wird ab dem 1. Januar 2026 auf 7.000 PLN erhöht. Es wird außerdem indexiert, sobald die Inflation seit der letzten Anpassung 5 Prozent übersteigt.

Der Antrag auf Zahlung des Bestattungsgeldes muss innerhalb eines Jahres ab dem Todesdatum gestellt werden. Nach Ablauf dieser Frist erlischt der Anspruch und die Leistung wird nicht ausgezahlt.

Die nächsten Angehörigen des Verstorbenen, die die Bestattung organisieren, können das Bestattungsgeld beantragen. Wenn mehrere Personen beteiligt sind, zahlt die Sozialversicherungsanstalt das Bestattungsgeld anteilig zu den von jeder Person getragenen Kosten. Die Angelegenheit der Beantragung des Bestattungsgeldes bei der ZUS kann auch an das Bestattungsunternehmen übertragen werden, das es nach Abschluss aller Dienstleistungen in die Endabrechnung einbezieht.

Ab dem 1. Januar 2026 kann zudem eine zweckgebundene Beihilfe zur Deckung der Bestattungskosten gewährt werden. Diese Beihilfe wird einkommensunabhängig gewährt und kann der Person ausgezahlt werden, die die Bestattungskosten getragen hat – in zwei Fällen: wenn dem Verstorbenen kein Bestattungsgeld zustand oder wenn die Person, die die Bestattungskosten getragen hat, zwar Anspruch auf das Bestattungsgeld hat, aber außergewöhnliche, unvorhersehbare und unvermeidbare Kosten getragen hat, die vom regulären Bestattungsgeld nicht abgedeckt sind (z. B. Kosten für den Transport des Körpers oder der Asche aus dem Ausland).

Unter bestimmten Voraussetzungen können Familienangehörige auch eine Sterbegeldzahlung (Abfindung) vom Arbeitgeber des Verstorbenen beantragen oder eine Hinterbliebenenrente erhalten.

Wenn der Verstorbene eine zusätzliche Versicherung oder Lebensversicherung abgeschlossen hatte, sollte die berechtigte Person das Versicherungsunternehmen direkt mit der Sterbeurkunde und dem Nachweis des Anspruchs auf die Leistung kontaktieren.

Der Tod eines Familienmitglieds berechtigt die nächsten Angehörigen außerdem zu einem bezahlten Sonderurlaub aus familiären Gründen. Im Falle des Todes eines Ehepartners, Kindes oder Elternteils beträgt der Urlaub zwei Tage; im Falle des Todes eines Geschwisters, Großelternteils oder einer unterhaltsberechtigten Person ein Tag.

Was sollte mit den Verträgen und Verpflichtungen des Verstorbenen geschehen?

Nach dem Tod eines Angehörigen müssen dessen finanzielle und administrative Angelegenheiten geregelt werden, darunter:

• Schließung des Bankkontos,
• Kündigung von Verträgen mit Strom-, Gas-, Internet- und Telefonanbietern,
• Beendigung von Miet-, Leasing- oder Abonnementverträgen,
• Benachrichtigung von Finanzinstituten (Banken, Versicherungen, Investmentfonds),
• Sicherung des Eigentums des Verstorbenen bis zum Abschluss des Nachlassverfahrens.

Es ist wichtig zu beachten, dass einige Verpflichtungen mit dem Tod erlöschen (z. B. Arbeitsverträge oder bestimmte Versicherungen), während andere (wie Kredite und finanzielle Verbindlichkeiten) auf die Erben übergehen. Daher ist es entscheidend, alle relevanten Dokumente schnell zu sammeln und die entsprechenden Institutionen zu informieren.

Die Nutzung der Bankkarte oder des Bankkontos des Verstorbenen – selbst wenn nahe Angehörige die PIN oder die Zugangsdaten zum Online-Banking kennen – ist gesetzlich verboten.

Wie verläuft das Erbverfahren nach dem Tod einer Person?

Eine Erbschaft umfasst alle Vermögensrechte und Verpflichtungen des Verstorbenen – nicht nur Vermögenswerte wie Immobilien, Autos, Wertgegenstände, Kunstwerke oder Ersparnisse, sondern auch Schulden und andere finanzielle Verbindlichkeiten.

Das Erbverfahren ist der Prozess, in dem festgestellt wird, wer das Vermögen des Verstorbenen erbt. Es kann auf zwei Arten durchgeführt werden: durch eine notarielle Erbauseinandersetzung oder im Rahmen eines Gerichtsverfahrens.

Die einfachste und schnellste Möglichkeit, Erbangelegenheiten zu regeln, ist der Gang zum Notar. Wenn alle Erben mit der Aufteilung des Nachlasses einverstanden sind – oder wenn es nur einen Erben gibt – kann der Notar eine notarielle Erburkunde ausstellen, die die gleiche Rechtskraft hat wie eine gerichtliche Entscheidung über die Feststellung der Erbenstellung.

In komplexeren Fällen – zum Beispiel wenn kein Testament vorliegt, wenn es Streitigkeiten unter den Erben gibt oder wenn die Gültigkeit des Testaments angefochten wird – wird die Angelegenheit vom Gericht entschieden. Ein solches Verfahren kann zeitaufwendig sein und mehrere Jahre dauern. Das Gericht ermittelt zunächst den Umfang des Nachlasses, bestimmt anschließend die zur Erbschaft berechtigten Personen und verteilt schließlich den Nachlass unter ihnen.

Unabhängig davon, ob die Erbschaft durch eine notarielle Urkunde oder durch einen Gerichtsbeschluss erworben wurde, muss sie innerhalb von 6 Monaten ab dem Zeitpunkt, an dem das Dokument rechtskräftig wird, dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Diese Verpflichtung gilt auch für enge Familienangehörige, die zwar von der Erbschaftssteuer befreit sind, den Erwerb des Nachlasses jedoch dennoch formell bestätigen müssen.

Die Formalitäten nach dem Tod eines geliebten Menschen können oft überwältigend wirken, doch ihre Erledigung ist unerlässlich. Bei jeglichen Zweifeln stehen unsere Berater jederzeit bereit, Hilfe und Unterstützung zu leisten.