Trámites oficiales tras la pérdida de un ser querido

Documentos tras el fallecimiento: certificado y acta de defunción

En caso de fallecimiento en Polonia, el primer paso tras la confirmación de la muerte es obtener el formulario del certificado de defunción (karta zgonu). Este documento lo expide el médico que confirma el fallecimiento: puede ser un médico de urgencias, un médico de familia o un miembro del personal hospitalario si la muerte ocurrió en un centro sanitario. El formulario del certificado de defunción es el documento que permite trasladar el cuerpo desde el lugar del fallecimiento al tanatorio de una empresa funeraria o al Departamento de Medicina Forense o a la morgue del hospital si se requiere una autopsia.
Con el formulario del certificado de defunción, se debe acudir al Registro Civil (USC) competente por el lugar del fallecimiento para obtener el acta oficial de defunción (akt zgonu). Este es el documento más importante necesario para completar los trámites posteriores relacionados con el funeral, la obtención de la prestación funeraria y la tramitación de asuntos hereditarios y otros procedimientos administrativos. El Registro Civil expide un ejemplar del acta de defunción abreviada. Se pueden obtener copias adicionales y la versión completa del acta de defunción previo pago de una tasa.
La empresa funeraria puede ser autorizada para recoger el acta de defunción en nombre de la familia. Para ello, debe firmarse un formulario de autorización y presentarse el documento de identidad de la persona fallecida (o una copia del certificado de nacimiento si el fallecido no disponía de documento de identidad).

¿Qué debe saber sobre la organización del transporte del fallecido?

En caso de fallecimiento en el extranjero o de la necesidad de trasladar el cuerpo a otra ciudad o país, deben cumplirse trámites adicionales y obtenerse permisos específicos.
Para transportar el cuerpo de una persona fallecida desde el extranjero, se requieren, entre otros, los siguientes documentos:
– un acta de defunción traducida al polaco por un traductor certificado (jurado),
– un certificado médico que indique la causa de la muerte,
– el consentimiento del cónsul polaco (en caso de transporte a Polonia),
– el consentimiento del gobernador del distrito (starosta) competente para el lugar de enterramiento,
– documentación funeraria que confirme que el cuerpo será enterrado de conformidad con la normativa sanitaria.

BONGO, una empresa especializada en el transporte internacional de personas fallecidas, presta servicios integrales en la organización de este tipo de traslados, desde la gestión de todas las formalidades hasta la coordinación logística, liberando a la familia en duelo de estas obligaciones en un momento difícil. Para iniciar la colaboración, es necesario cumplimentar la documentación requerida para el transporte de restos humanos.

¿Puede organizarse un funeral en un lugar distinto al de residencia del fallecido?

Sí. En Polonia no existe la obligación de celebrar el funeral en el lugar donde vivía el fallecido. Es posible enterrar a un ser querido en otra ciudad o incluso en el extranjero, siempre que se obtenga el permiso del administrador del cementerio elegido y se cumplan todos los requisitos administrativos locales.

Trámites funerarios adicionales

Además del formulario del certificado de defunción y del acta de defunción, durante los procedimientos funerarios y administrativos también pueden requerirse los siguientes documentos:
el documento de identidad del fallecido (si no ha sido retenido previamente),
un documento que confirme el derecho a la sepultura (en el caso de una tumba familiar),
documentos de seguro (por ejemplo, de ZUS o KRUS) si la familia solicita la prestación funeraria,
poderes notariales, si el funeral es organizado por una persona distinta del familiar más cercano.

En los casos internacionales, pueden ser necesarios documentos consulares adicionales y certificados sanitario-epidemiológicos.
Una funeraria, así como una empresa especializada en el transporte internacional de personas fallecidas, como BONGO, puede ayudar a reunir la documentación necesaria y asesorar sobre qué documentos serán requeridos en una situación determinada.

Cómo obtener la prestación funeraria y otras ayudas

La prestación funeraria es una ayuda pagada por ZUS (Institución de Seguridad Social) o KRUS (Caja de Seguro Social Agrario) a la persona que haya cubierto los gastos del funeral, independientemente de su grado de parentesco con el fallecido. El importe actual de la prestación funeraria es de 4.000 PLN y, a partir del 1 de enero de 2026, aumentará a 7.000 PLN. Además, estará sujeta a indexación siempre que la inflación desde el último ajuste supere el 5 por ciento.
La solicitud de la prestación funeraria debe presentarse dentro del plazo de un año a partir de la fecha del fallecimiento. Transcurrido este periodo, el derecho prescribe y la prestación no será abonada.
Los familiares más cercanos del fallecido que organicen el funeral pueden solicitar la prestación. Si hay varias personas, la Institución de Seguridad Social abonará la prestación funeraria de forma proporcional a los gastos soportados por cada una de ellas. La gestión para obtener la prestación funeraria de ZUS también puede delegarse en la funeraria, que la incluirá en la liquidación final una vez completados todos los servicios.
A partir del 1 de enero de 2026, también será posible recibir una prestación de finalidad específica para cubrir los gastos funerarios. Esta prestación se concederá con independencia de los ingresos y podrá otorgarse a la persona que haya pagado el funeral en dos supuestos: si el fallecido no tenía derecho a la prestación funeraria, o si la persona que cubrió los gastos del funeral tiene derecho a dicha prestación pero incurrió en gastos extraordinarios, imprevisibles e inevitables no cubiertos por la prestación estándar (por ejemplo, costes relacionados con el transporte del cuerpo o de las cenizas desde el extranjero).
En determinadas condiciones, los familiares también pueden solicitar una indemnización por fallecimiento (indemnización por despido) al empleador del difunto o pedir una pensión de supervivencia.
Si el fallecido contaba con seguros adicionales o un seguro de vida, la persona con derecho deberá ponerse en contacto directamente con la compañía aseguradora presentando el acta de defunción y la prueba del derecho a percibir la prestación.
El fallecimiento de un familiar también da derecho a los parientes más cercanos a un permiso retribuido por fallecimiento. En el caso de la muerte del cónyuge, de un hijo o de uno de los padres, el permiso es de dos días; en el caso de un hermano, un abuelo o una persona a cargo, de un día.

¿Qué debe hacerse con los contratos y obligaciones del fallecido?

Tras la muerte de un ser querido, es necesario resolver sus asuntos financieros y administrativos, entre ellos:
el cierre de la cuenta bancaria,
la rescisión de contratos con proveedores de electricidad, gas, internet y telefonía,
la finalización de contratos de alquiler, arrendamiento o suscripción,
la notificación a instituciones financieras (bancos, aseguradoras, fondos de inversión),
la protección de los bienes del fallecido hasta la finalización de los procedimientos sucesorios.

Es importante recordar que algunas obligaciones pueden extinguirse con la muerte (por ejemplo, los contratos de trabajo o determinadas pólizas de seguro), mientras que otras (como los préstamos y las deudas financieras) se transfieren a los herederos. Por ello, es fundamental reunir rápidamente toda la documentación pertinente e informar a las instituciones correspondientes.
El uso de la tarjeta bancaria o de la cuenta del fallecido —incluso si los familiares cercanos conocen el PIN de la tarjeta o los datos de acceso a la banca en línea— es contrario a la ley.

¿Cómo es el procedimiento sucesorio tras el fallecimiento de una persona?

La herencia comprende todos los derechos y obligaciones patrimoniales del fallecido: no solo bienes como inmuebles, vehículos, objetos de valor, obras de arte o ahorros, sino también deudas y otras obligaciones financieras.
El procedimiento sucesorio es el proceso mediante el cual se determina quién hereda el patrimonio del fallecido. Puede llevarse a cabo de dos maneras: mediante un acta notarial de adjudicación de herencia o a través de un procedimiento judicial.
La forma más sencilla y rápida de resolver los asuntos hereditarios es acudir a un notario. Si todos los herederos están de acuerdo sobre el reparto de la herencia —o si existe un único heredero— el notario puede expedir un acta de adjudicación de herencia, que tiene la misma fuerza jurídica que una resolución judicial que confirme la adquisición de la herencia.
En los casos más complejos —por ejemplo, cuando no existe testamento, cuando hay disputas entre los herederos o cuando se impugna la validez del testamento— el asunto se resuelve ante los tribunales. Este tipo de procedimientos puede ser prolongado y durar varios años. El tribunal determina primero la composición del caudal hereditario, luego identifica a las personas con derecho a heredar y, finalmente, divide la herencia entre ellas.
Independientemente de si la herencia se adquiere mediante acta notarial o por resolución judicial, debe comunicarse a la Oficina Tributaria competente dentro de los 6 meses siguientes a la fecha en que el documento adquiere firmeza jurídica. Esta obligación también se aplica a los familiares directos que, aunque estén exentos del impuesto de sucesiones, siguen estando obligados a confirmar formalmente la adquisición de la herencia.
Los trámites posteriores al fallecimiento de un ser querido pueden resultar abrumadores, pero su cumplimiento es esencial. En caso de cualquier duda, nuestros asesores están siempre dispuestos a brindar ayuda y apoyo.