La muerte de un ser querido es una experiencia difícil y, cuando ocurre en el extranjero, el dolor emocional suele verse intensificado por procedimientos administrativos complejos. Uno de los primeros y más importantes pasos a realizar es la obtención del certificado de defunción extranjero. En este artículo explicamos paso a paso cómo obtener el certificado de defunción de una persona fallecida fuera de Polonia y cómo registrarlo en Polonia.
Tras la muerte de un ser querido en el extranjero, el primer paso es notificar el fallecimiento a las autoridades locales de registro civil; según el país, puede tratarse de la oficina local del registro civil, los servicios médicos o la policía. Como consecuencia de esta notificación, se expide un certificado de defunción extranjero, que constituye la base para los procedimientos posteriores.
El certificado de defunción también puede obtenerse a través de un consulado polaco, que actúa en nombre de la familia. La solicitud de una copia del certificado puede ser presentada por los familiares más cercanos: el cónyuge, los hijos, los padres, los hermanos o los representantes legales. Si no se domina el idioma oficial del país, la ayuda del consulado puede resultar inestimable. Se requiere el pago de una tasa consular que, en los países de la UE, asciende a varias decenas de euros. Los documentos no tienen que presentarse en persona: la solicitud puede enviarse por correo y la copia expedida se entregará del mismo modo.
BONGO – International Funeral Services, basándose en las autorizaciones correspondientes, se pone en contacto directamente con las oficinas competentes, aliviando significativamente a la familia del fallecido de estas obligaciones formales.
Un documento extranjero debe ser traducido al polaco por un traductor jurado (certificado). La única excepción es el denominado certificado de defunción internacional (Formulario C), que contiene información en varios idiomas, incluido el polaco; en estos casos, no se requiere traducción adicional. Una traducción jurada correctamente preparada ayuda a evitar problemas al registrar el fallecimiento en Polonia.
El siguiente paso es la transcripción del certificado de defunción, es decir, su inscripción en los registros del estado civil polaco. Este procedimiento lo lleva a cabo la Oficina del Registro Civil (USC) competente según el lugar de residencia del solicitante.
La solicitud de transcripción debe incluir:
– el original o una copia del certificado de defunción extranjero,
– una traducción jurada (si el documento no es un formulario internacional),
– documentos que confirmen la relación del solicitante con el fallecido (por ejemplo, certificado de matrimonio, certificado de nacimiento),
– un formulario de solicitud de transcripción debidamente cumplimentado.
La solicitud puede presentarse personalmente, a través de un representante autorizado (por ejemplo, una funeraria) o por correo.
Una vez completada la transcripción, la Oficina del Registro Civil (USC) expide una copia polaca del certificado de defunción, que es reconocida por todas las oficinas e instituciones en Polonia. Este documento es necesario, entre otras cosas, para organizar el funeral, notificar el fallecimiento a ZUS, tramitar asuntos hereditarios y cerrar cuentas bancarias.
Es recomendable solicitar al mismo tiempo varias copias del certificado de defunción abreviado.
En ocasiones, la familia no puede obtener una copia del certificado de defunción o el fallecimiento aún no ha sido registrado por las autoridades locales en el extranjero. En tal situación, es posible presentar en Polonia una solicitud para la reconstrucción del certificado de defunción. Será necesario aportar otros documentos que confirmen el fallecimiento, como un certificado médico, un informe policial y sus traducciones juradas.
El certificado de defunción expedido por la Oficina del Registro Civil polaca (USC) desempeña un papel fundamental en numerosos trámites oficiales, entre ellos:
– organizar el funeral,
– notificar el fallecimiento a ZUS, KRUS o NFZ,
– gestiones relacionadas con bancos (cierre de cuentas, acceso a depósitos),
– procedimientos sucesorios,
– solicitar la prestación funeraria,
– rescindir contratos (por ejemplo, con proveedores de servicios públicos o de telefonía móvil).
Los trámites formales tras la muerte de un ser querido en el extranjero suelen ser complejos. Es recomendable recurrir a la ayuda de empresas profesionales especializadas en el transporte internacional de personas fallecidas, como BONGO. Mediante la cooperación con consulados polacos, autoridades locales y funerarias, ofrecen asistencia integral para la obtención y traducción de la documentación necesaria, la gestión de todo el procedimiento de transporte y, posteriormente, la organización de la ceremonia funeraria en Polonia.
La obtención del certificado de defunción de una persona que falleció en el extranjero es solo una de las muchas formalidades que deben completarse; el siguiente paso es obtener el consentimiento del gobernador del distrito (starosta) competente para el lugar de enterramiento.
Los asesores de BONGO se encargarán de reunir toda la documentación necesaria tanto en el país donde ocurrió el fallecimiento como en Polonia.
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Transporte por países
Un funeral, independientemente de la religión, es un acontecimiento lleno de simbolismo y emoción. Aunque los rituales pueden diferir, el denominador común sigue siendo el respeto: hacia el fallecido, su familia y la tradición en la que fue educado. Es precisamente este respeto el que constituye la base de la etiqueta funeraria.
El fallecimiento de un ser querido en el extranjero coloca a la familia en una situación difícil. La repatriación del cuerpo al país de origen es un proceso complejo, tanto en términos de formalidades como de logística, y además conlleva costes considerables.
Cuando el fallecimiento ocurre fuera del lugar de residencia del difunto o de su familia —o cuando los familiares desean enterrar a su ser querido en una localidad diferente— surge un desafío adicional: el traslado del cuerpo de una ciudad a otra. Esta tarea puede llevarse a cabo de manera eficiente con el apoyo de una empresa funeraria profesional.
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