Śmierć bliskiej osoby to trudne doświadczenie, a gdy do zgonu dochodzi za granicą – emocjonalny ból nierzadko potęgowany jest przez skomplikowane procedury formalne. Jednym z pierwszych i kluczowych kroków, które należy podjąć, jest uzyskanie zagranicznego aktu zgonu. W tym artykule omawiamy krok po kroku, jak uzyskać akt zgonu osoby zmarłej poza Polską oraz jak go zarejestrować w Polsce.
Po śmierci bliskiej osoby za granicą, pierwszym krokiem jest zgłoszenie zgonu w lokalnych urzędach odpowiedzialnych za rejestrację stanu cywilnego – w zależności od kraju mogą to być lokalne urzędy stanu cywilnego, służby medyczne lub policja. W wyniku zgłoszenia zostaje wystawiony zagraniczny akt zgonu, który stanowi podstawę do dalszych działań.
Akt zgonu można także uzyskać za pośrednictwem polskiego konsulatu, który działa w imieniu rodziny. Wniosek o wydanie odpisu mogą złożyć najbliżsi krewni: małżonek, dzieci, rodzice, rodzeństwo lub prawni przedstawiciele. Jeśli nie znają Państwo języka urzędowego kraju, pomoc konsulatu będzie nieoceniona. Niezbędne będzie wniesienie opłaty konsularnej, która w krajach Unii Europejskiej wynosi kilkadziesiąt euro. Dokumentów nie trzeba składać osobiście – wniosek może zostać złożony listownie, a gotowy odpis zostanie dostarczony tą samą drogą.
Firma BONGO – Międzynarodowe Usługi Pogrzebowe na podstawie stosownych upoważnień kontaktuje się z odpowiednimi urzędami, co znacznie odciąża rodzinę zmarłego.
Zagraniczny dokument musi zostać przetłumaczony na język polski przez tłumacza przysięgłego. Wyjątkiem jest tzw. międzynarodowy akt zgonu (formularz C), który zawiera dane w wielu językach, w tym po polsku – wtedy dodatkowe tłumaczenie nie jest wymagane. Dobrze wykonane tłumaczenie przysięgłe pozwala uniknąć problemów przy rejestracji zgonu w Polsce.
Kolejnym krokiem jest transkrypcja aktu zgonu, czyli jego wpisanie do polskich ksiąg stanu cywilnego. Tę czynność wykonuje Urząd Stanu Cywilnego (USC) właściwy dla miejsca zamieszkania osoby wnioskującej.
Do wniosku o transkrypcję należy dołączyć:
Wniosek można złożyć osobiście, przez pełnomocnika (np. zakład pogrzebowy) lub drogą korespondencyjną.
Po dokonaniu transkrypcji, USC wydaje polski odpis aktu zgonu, który jest honorowany przez wszystkie urzędy i instytucje w Polsce. Dokument ten będzie niezbędny m.in. przy organizacji pogrzebu, zgłoszeniu śmierci do ZUS, sprawach spadkowych czy zamykaniu kont bankowych.
Warto od razu poprosić o kilka egzemplarzy skróconego odpisu.
Zdarza się, że rodzina nie może uzyskać odpisu aktu zgonu lub zgon nie został jeszcze zarejestrowany przez lokalne władze zagranicą. W takiej sytuacji można złożyć wniosek o odtworzenie aktu zgonu w Polsce. Wymagane będą inne dokumenty potwierdzające śmierć, np. zaświadczenie lekarskie, policyjny raport oraz ich uwierzytelnione tłumaczenia.
Akt zgonu wydany przez polski Urząd Stanu Cywilnego (USC) pełni kluczową rolę w wielu procesach formalnych, m.in.:
Procedury formalne po śmierci bliskiego za granicą są często skomplikowane. Warto skorzystać z pomocy profesjonalnych firm zajmujących się międzynarodowym transportem zmarłych, takich jak firma BONGO. Dzięki współpracy z polskimi konsulatami, lokalnymi urzędami i zakładami pogrzebowymi oferują one kompleksową pomoc w uzyskaniu dokumentów, przetłumaczeniu ich i przeprowadzeniu całej procedury transportu, a następnie organizacji ceremonii pogrzebowej w Polsce.
Uzyskanie aktu zgonu osoby zmarłej za granicą jest tylko jedną z wielu formalności, które należy dopełnić, kolejną będzie uzyskanie zgody starosty właściwego dla miejsca pochówku. Doradcy firmy BONGO zajmą się skompletowaniem wszystkich wymaganych dokumentów w kraju, w którym nastąpił zgon oraz w Polsce. Zapraszamy do kontaktu: +48 22 831 00 36, +48 506 155 499, biuro@bongo.com.pl
Niezależny ekspert branży pogrzebowej, autorka bloga Celebruj Wspomnienia, redaktor naczelna magazynu „THANOS”, oficjalnego magazynu wydawanego przez Światową Federację Organizacji i Przedsiębiorców Pogrzebowych FIAT-IFTA. Napisała blisko setkę artykułów i przeprowadziła dziesiątki rozmów na tematy związane z trendami, marketingiem i sprzedażą usług pogrzebowych. Katarzyna nieustannie śledzi nowości w branży, odkrywając innowacje, które zmieniają sposób, w jaki postrzegane są usługi funeralne. Jej niestandardowe podejście do tematyki, łączące wnikliwość, odwagę i szacunek, przyciąga uwagę zarówno profesjonalistów, jak i osób spoza branży. Współpracuje z liderami rynku, w tym z Grupą KLEPSYDRA SA.
W przypadku, gdy zgon następuje poza miejscem zamieszkania zmarłego lub jego rodziny lub bliscy z różnych powodów pragną pochować zmarłego w innej lokalizacji pojawia się dodatkowe wyzwanie – transport zwłok z jednego miasta do drugiego. Zadanie to jest możliwe do zrealizowania przy wsparciu profesjonalnej firmy pogrzebowej.
Śmierć bliskiej osoby to bolesne doświadczenie, które jednocześnie wymaga od rodziny podjęcia wielu działań formalnych i organizacyjnych. W takich chwilach trudno skupić się na procedurach, dlatego warto wiedzieć, jakie formalności po śmierci bliskiej osoby należy załatwić, jakie dokumenty są potrzebne do organizacji pogrzebu oraz jak wyglądają formalności, którymi trzeba zająć się w ciągu najbliższych 12 miesięcy.
Pielęgnacja grobu bliskich to nie tylko wyraz szacunku wobec zmarłych, ale również świadectwo naszej pamięci i troski. W codziennym zabieganiu łatwo jednak przeoczyć, jak ważne jest systematyczne dbanie o miejsce spoczynku – zarówno pod względem estetyki, jak i duchowego wymiaru tej praktyki.
+48 22 831 00 36 
biuro@bongo.com.pl 
