Śmierć bliskiej osoby to bolesne doświadczenie, które jednocześnie wymaga od rodziny podjęcia wielu działań formalnych i organizacyjnych. W takich chwilach trudno skupić się na procedurach, dlatego warto wiedzieć, jakie formalności po śmierci bliskiej osoby należy załatwić, jakie dokumenty są potrzebne do organizacji pogrzebu oraz jak wyglądają formalności, którymi trzeba zająć się w ciągu najbliższych 12 miesięcy.
W przypadku śmierci na terenie Polski pierwszym krokiem po stwierdzeniu zgonu jest uzyskanie karty zgonu. Wystawia ją lekarz, który potwierdza śmierć – może to być lekarz pogotowia, lekarz rodzinny lub pracownik szpitala, jeśli zgon nastąpił w placówce medycznej. Karta zgonu to dokument, który pozwala na przetransportowanie ciała z miejsca zgonu do chłodni firmy pogrzebowej lub do Zakładu Medycyny Sądowej lub szpitala z prosektorium, jeśli konieczne jest przeprowadzenie sekcji zwłok.
Z kartą zgonu należy udać się do Urzędu Stanu Cywilnego (USC) właściwego dla miejsca zgonu celem wystawienia aktu zgonu. Jest to najważniejszy dokument wymagany przy załatwianiu dalszych formalności związanych z pogrzebem, uzyskaniem zasiłku pogrzebowego oraz dalszym postępowaniem spadkowym i dopełnieniem formalności administracyjnych. W USC wydawany jest jeden egzemplarz skróconego aktu zgonu. Kolejne odpisy oraz pełny akt zgonu wydawane są po wniesieniu opłaty.
Do odebrania aktu zgonu można upoważnić zakład pogrzebowy. W tym celu należy podpisać upoważnienie i przygotować dowód osobisty zmarłej osoby (lub odpis aktu urodzenia jeżeli zmarły nie posiadał dowodu).
W przypadku śmierci za granicą lub konieczności przewiezienia ciała do innego miasta lub kraju, konieczne jest dopełnienie dodatkowych formalności i uzyskanie stosownych pozwoleń.
Do transportu ciała osoby zmarłej za granicą potrzebne są m.in.:
Firma BONGO, specjalizująca się w międzynarodowym transporcie osób zmarłych, kompleksowo zajmuje się organizacją takiego przewozu – od formalności po logistykę, odciążając rodzinę zmarłego w tym trudnym czasie. Chcąc podjąć współpracę niezbędne będzie wypełnienie stosownych dokumentów do transportu zwłok.
Tak. W Polsce nie ma obowiązku organizowania pogrzebu w miejscu zamieszkania zmarłego. Można pochować bliską osobę w innym mieście lub nawet za granicą – pod warunkiem uzyskania zgody zarządcy wybranego cmentarza oraz spełnienia lokalnych wymogów administracyjnych.
Poza kartą zgonu i aktem zgonu, w trakcie dopełniania formalności pogrzebowych i administracyjnych mogą być potrzebne również:
W sytuacji międzynarodowej dochodzą jeszcze dokumenty konsularne i zaświadczenia sanitarno-epidemiologiczne.
Zakład pogrzebowy, a także firma zajmująca się międzynarodowym transportem osób zmarłych taka jak BONGO, mogą pomóc w skompletowaniu potrzebnych dokumentów i wskazać, które z nich będą niezbędne w danej sytuacji.
Zasiłek pogrzebowy to świadczenie wypłacane przez ZUS lub KRUS osobie, która pokryła koszty pogrzebu – niezależnie od jej stopnia pokrewieństwa ze zmarłym. Wysokość zasiłku pogrzebowego wynosi obecnie 4 000 złotych, a od 1 stycznia 2026 roku wyniesie 7 000 złotych i będzie podlegała waloryzacji, gdy inflacja od ostatniego ustalenia wysokości zasiłku przekroczy 5 proc.
Wniosek o wypłatę zasiłku trzeba złożyć przed upływem roku od daty śmierci. Po przekroczeniu tego terminu roszczenie się przedawnia i zasiłek nie zostanie wypłacony.
O zasiłek mogą wystąpić najbliżsi zmarłego, organizujący pogrzeb. Jeśli tych osób jest wiele, Zakład Ubezpieczeń Społecznych wypłaci zasiłek pogrzebowy proporcjonalnie do poniesionych przez te osoby wydatków. Sprawa uzyskania zasiłku pogrzebowego z ZUS może być również scedowana na zakład pogrzebowy, który po wykonaniu wszystkich usług uwzględni go w końcowym rozliczeniu.
Od 1 stycznia 2026 roku możliwe będzie uzyskanie zasiłku celowego na pokrycie kosztów pogrzebu. Zasiłek będzie przyznawany niezależnie od dochodu i będzie mógł być przyznany osobie, która pokryła koszty pogrzebu w dwóch sytuacjach: jeśli po zmarłym nie przysługuje zasiłek pogrzebowy, a także jeśli osoba, która pokryła koszty pogrzebu jest uprawniona do zasiłku pogrzebowego i poniosła w związku z pogrzebem nadzwyczajne, trudne do przewidzenia, niemożliwe do pokrycia z kwoty zasiłku pogrzebowego, koszty (m.in. transport ciała lub prochów osoby zmarłej z zagranicy).
W określonych warunkach członkowie rodziny mogą ubiegać się również o odprawę pośmiertną od pracodawcy zmarłego lub wystąpić o rentę rodzinną.
Jeżeli zmarły posiadał dodatkowe ubezpieczenie lub ubezpieczenia na życie należy zgłosić się bezpośrednio do ubezpieczyciela z aktem zgonu i uprawnieniami do nabycia świadczenia.
Śmierć członka rodziny uprawnia również do otrzymania płatnego urlopu okolicznościowego. W przypadku współmałżonka, dziecka lub rodziców są to dwa dni, a w przypadku rodzeństwa, dziadków lub osób pozostających pod opieką jeden dzień.
Po śmierci bliskiej osoby należy uregulować jej sprawy finansowe i administracyjne, w tym:
Warto pamiętać, że niektóre zobowiązania mogą wygasnąć wraz ze śmiercią (np. umowy o pracę, niektóre polisy), inne (np. kredyty i zobowiązania finansowe) przechodzą na spadkobierców. Dlatego tak ważne jest szybkie skompletowanie dokumentów i poinformowanie odpowiednich instytucji.
Korzystanie z karty zmarłego lub jego konta, nawet, jeśli najbliższe osoby znają PIN do karty lub dane do logowania bankowości elektronicznej jest niezgodne z prawem.
Spadek obejmuje wszystkie prawa i obowiązki majątkowe zmarłego, czyli nie tylko aktywa, takie jak nieruchomości, samochody, kosztowności, dzieła sztuki czy oszczędności, ale również długi i inne zobowiązania finansowe.
Postępowanie spadkowe to proces, w którym ustala się, kto dziedziczy majątek po zmarłym. Może się odbywać na dwa sposoby: notarialne poświadczenie dziedziczenia lub postępowanie sądowe.
Najprostszym i najszybszym sposobem uregulowania spraw spadkowych jest wizyta u notariusza. Jeśli wszyscy spadkobiercy są zgodni co do podziału majątku – lub jeśli dziedziczy tylko jedna osoba – notariusz może sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia, który ma taką samą moc prawną jak orzeczenie sądu o nabyciu spadku.
W przypadku bardziej złożonych sytuacji, np. braku testamentu, sporów pomiędzy spadkobiercami albo zakwestionowania zapisów testamentu, sprawę rozstrzyga sąd. Takie postępowanie może być czasochłonne i trwać nawet kilka lat. Sąd najpierw ustala skład majątku spadkowego, następnie wskazuje osoby uprawnione do dziedziczenia, a na końcu dzieli majątek między uprawnionych.
Niezależnie od formy nabycia spadku – notarialnej czy sądowej – fakt ten należy zgłosić do właściwego Urzędu Skarbowego w terminie do 6 miesięcy od momentu uprawomocnienia się dokumentu. Obowiązek ten dotyczy również najbliższej rodziny, która choć zwolniona z podatku od spadku, musi potwierdzić formalnie przejęcie majątku.
Formalności po śmierci bliskiej osoby często bywają przytłaczające. Ich uregulowanie jest jednak niezbędne. W razie wątpliwości nasi doradcy zawsze służą pomocą i wsparciem.
Niezależny ekspert branży pogrzebowej, autorka bloga Celebruj Wspomnienia, redaktor naczelna magazynu „THANOS”, oficjalnego magazynu wydawanego przez Światową Federację Organizacji i Przedsiębiorców Pogrzebowych FIAT-IFTA. Napisała blisko setkę artykułów i przeprowadziła dziesiątki rozmów na tematy związane z trendami, marketingiem i sprzedażą usług pogrzebowych. Katarzyna nieustannie śledzi nowości w branży, odkrywając innowacje, które zmieniają sposób, w jaki postrzegane są usługi funeralne. Jej niestandardowe podejście do tematyki, łączące wnikliwość, odwagę i szacunek, przyciąga uwagę zarówno profesjonalistów, jak i osób spoza branży. Współpracuje z liderami rynku, w tym z Grupą KLEPSYDRA SA.
W przypadku, gdy zgon następuje poza miejscem zamieszkania zmarłego lub jego rodziny lub bliscy z różnych powodów pragną pochować zmarłego w innej lokalizacji pojawia się dodatkowe wyzwanie – transport zwłok z jednego miasta do drugiego. Zadanie to jest możliwe do zrealizowania przy wsparciu profesjonalnej firmy pogrzebowej.
Śmierć bliskiej osoby to trudne doświadczenie, a gdy do zgonu dochodzi za granicą – emocjonalny ból nierzadko potęgowany jest przez skomplikowane procedury formalne. Jednym z pierwszych i kluczowych kroków, które należy podjąć, jest uzyskanie zagranicznego aktu zgonu. W tym artykule omawiamy krok po kroku, jak uzyskać akt zgonu osoby zmarłej poza Polską oraz jak go zarejestrować w Polsce.
Pielęgnacja grobu bliskich to nie tylko wyraz szacunku wobec zmarłych, ale również świadectwo naszej pamięci i troski. W codziennym zabieganiu łatwo jednak przeoczyć, jak ważne jest systematyczne dbanie o miejsce spoczynku – zarówno pod względem estetyki, jak i duchowego wymiaru tej praktyki.
+48 22 831 00 36 
biuro@bongo.com.pl 
