Cosa fare se decide di gestire tutte le formalità autonomamente?

1. Presenti domanda di autorizzazione al prefetto (starosta) o al sindaco della città in Polonia in cui il defunto dovrà essere sepolto. Il documento viene rilasciato entro tre giorni ed è esente da imposta di bollo.
2. Richieda l’atto di morte presso l’Ufficio dello Stato Civile (Urząd Stanu Cywilnego) competente per il Suo luogo di residenza, sulla base di una notifica scritta del decesso avvenuto all’estero e dell’originale del certificato di morte straniero (comprensivo di un’annotazione che confermi che la causa del decesso non è stata una malattia infettiva). Tutti i documenti devono essere tradotti da un traduttore giurato.
3. Invi la decisione del prefetto o del sindaco (preferibilmente via fax) all’ufficio consolare polacco competente nel Paese da cui la salma deve essere rimpatriata. Sulla base di tale decisione, il console polacco rilascia un certificato per il trasporto della salma o delle ceneri, soggetto a una tassa secondo il Tariffario Consolare.

Oltre alla suddetta autorizzazione del prefetto/sindaco, devono essere presentati i seguenti documenti originali:

Per il trasporto della salma:

• certificato di morte,
• certificato medico che confermi che il decesso non è avvenuto a causa di una malattia infettiva,
• certificato rilasciato dall’impresa funebre che effettua il trasporto, attestante il rispetto degli standard per il trasporto dei resti mortali,
• eventualmente, autorizzazione del medico legale alla rimozione della salma.

Per il trasporto delle ceneri:

• certificato di morte,
• certificato di cremazione,
• certificato dell’impresa funebre che confermi che l’urna è in metallo e contiene esclusivamente le ceneri del defunto.

L’urna deve essere collocata in una cassetta di legno sigillata.

Il trasporto di una salma dall’estero comporta costi di traghetto o di aereo (è opportuno verificare con le compagnie aeree quali consentono il trasporto delle bare — alcune permettono esclusivamente il trasporto delle urne). Dopo l’arrivo in Polonia, è necessario organizzare l’ulteriore trasporto. Il trasporto delle salme in Polonia per ferrovia, via aerea o via mare richiede un’autorizzazione rilasciata entro 3 giorni dall’ispettore sanitario distrettuale competente per il luogo da cui provengono i resti, su richiesta scritta del soggetto autorizzato alla sepoltura. Per il trasporto su strada, l’autorizzazione è richiesta solo se la distanza supera i 60 km. Il trasporto su tali distanze deve essere effettuato con veicoli appositamente adattati a tale scopo — carri funebri. È consigliabile avvalersi di un’impresa funebre incaricata, che potrà inoltre organizzare la cerimonia funebre.

Entro 12 mesi dalla data del funerale, presenti domanda per l’indennità funebre presso l’Istituto di Previdenza Sociale (Zakład Ubezpieczeń Społecznych).

Ricordi inoltre di verificare se il coniuge aveva un conto presso un Fondo Pensione Aperto (Otwarty Fundusz Emerytalny – OFE). I fondi lì accumulati possono essere utilizzati per coprire i costi del rimpatrio e del funerale.