La morte di una persona cara è un’esperienza difficile e, quando avviene all’estero, il dolore emotivo è spesso aggravato da complesse procedure amministrative. Uno dei primi e più importanti passi da compiere è l’ottenimento del certificato di morte straniero. In questo articolo spieghiamo passo dopo passo come ottenere il certificato di morte di una persona deceduta fuori dalla Polonia e come registrarlo in Polonia.
Dopo la morte di una persona cara all’estero, il primo passo è segnalare il decesso alle autorità locali di stato civile — a seconda del Paese, può trattarsi dell’ufficio di stato civile locale, dei servizi medici o della polizia. A seguito di tale segnalazione viene rilasciato un certificato di morte straniero, che costituisce la base per le successive procedure.
Il certificato di morte può essere ottenuto anche tramite un consolato polacco, che agisce per conto della famiglia. La domanda per il rilascio di una copia del certificato può essere presentata dai familiari più stretti: coniuge, figli, genitori, fratelli o rappresentanti legali. Se non si parla la lingua ufficiale del Paese, l’assistenza del consolato può rivelarsi preziosa. È previsto il pagamento di una tassa consolare che, nei Paesi dell’UE, ammonta a diverse decine di euro. I documenti non devono essere presentati di persona — la domanda può essere inviata per posta e la copia rilasciata verrà recapitata con la stessa modalità.
BONGO – International Funeral Services, sulla base delle opportune autorizzazioni, contatta direttamente gli uffici competenti, sollevando in modo significativo la famiglia del defunto da tali obblighi formali.
Un documento straniero deve essere tradotto in polacco da un traduttore giurato (certificato). L’unica eccezione è il cosiddetto certificato di morte internazionale (Modulo C), che contiene informazioni in più lingue, incluso il polacco — in tali casi non è necessaria alcuna traduzione aggiuntiva. Una traduzione certificata correttamente predisposta aiuta a evitare problemi durante la registrazione del decesso in Polonia.
Il passo successivo è la trascrizione del certificato di morte, ovvero la sua iscrizione nei registri dello stato civile polacco. Tale procedura viene svolta dall’Ufficio dello Stato Civile (USC) competente per il luogo di residenza del richiedente.
La domanda di trascrizione deve includere:
La domanda può essere presentata di persona, tramite un rappresentante autorizzato (ad esempio un’impresa funebre) oppure per posta.
Dopo il completamento della trascrizione, l’Ufficio dello Stato Civile (USC) rilascia una copia polacca del certificato di morte, riconosciuta da tutti gli uffici e le istituzioni in Polonia. Questo documento è necessario, tra l’altro, per organizzare il funerale, notificare il decesso a ZUS, gestire le pratiche successorie e chiudere i conti bancari.
È consigliabile richiedere contemporaneamente più copie dell’atto di morte in forma abbreviata.
Talvolta la famiglia non è in grado di ottenere una copia del certificato di morte, oppure il decesso non è stato ancora registrato dalle autorità locali all’estero. In tale situazione è possibile presentare in Polonia una domanda per la ricostruzione dell’atto di morte. Saranno necessari altri documenti che confermino il decesso, come un certificato medico, un rapporto di polizia e le relative traduzioni certificate.
Il certificato di morte rilasciato dall’Ufficio dello Stato Civile polacco (USC) svolge un ruolo fondamentale in numerose procedure ufficiali, tra cui:
Le procedure formali successive alla morte di una persona cara all’estero sono spesso complesse. È consigliabile avvalersi dell’aiuto di aziende professionali specializzate nel trasporto internazionale delle salme, come BONGO. Grazie alla collaborazione con i consolati polacchi, le autorità locali e le imprese funebri, esse offrono un’assistenza completa nell’ottenimento e nella traduzione dei documenti necessari, nella gestione dell’intera procedura di trasporto e, successivamente, nell’organizzazione della cerimonia funebre in Polonia.
Ottenere il certificato di morte di una persona deceduta all’estero è solo una delle tante formalità da espletare — il passo successivo è l’ottenimento del consenso del prefetto locale (starosta) competente per il luogo di sepoltura.
I consulenti di BONGO si occuperanno della raccolta di tutta la documentazione necessaria sia nel Paese in cui è avvenuto il decesso sia in Polonia.
Ti invitiamo a contattarci:
+48 22 831 00 36
+48 506 155 499
biuro@bongo.com.pl
Trasporti per paesi
Esperta indipendente del settore funebre, autrice del blog Celebruj Wspomnienia (“Celebrate Memories”) e caporedattrice della rivista THANOS — pubblicazione ufficiale dell’Organizzazione Mondiale delle Imprese Funebri FIAT-IFTA. Ha scritto quasi cento articoli e condotto decine di interviste su temi legati alle tendenze, al marketing e alla vendita dei servizi funebri. Katarzyna segue costantemente gli sviluppi del settore, scoprendo innovazioni che trasformano il modo in cui i servizi funebri vengono percepiti. Il suo approccio unico — che unisce intuito, coraggio e rispetto — attira l’attenzione sia dei professionisti sia di chi è esterno al settore. Collabora con i leader di mercato, tra cui Grupa KLEPSYDRA S.A.
Un funerale, indipendentemente dalla religione, è un evento carico di simbolismo ed emozione. Sebbene i rituali possano differire, il denominatore comune rimane il rispetto — per il defunto, per la sua famiglia e per la tradizione nella quale è stato cresciuto. È proprio questo rispetto a costituire il fondamento dell’etichetta funebre.
La morte di una persona cara all’estero pone la famiglia in una situazione difficile. Il rimpatrio della salma nel Paese d’origine è un processo complesso, sia dal punto di vista delle formalità sia della logistica, e comporta inoltre costi considerevoli.
Quando il decesso avviene al di fuori del luogo di residenza del defunto o della sua famiglia — oppure quando i familiari desiderano seppellire il proprio caro in un’altra località — sorge un’ulteriore difficoltà: il trasporto della salma da una città all’altra. Questo compito può essere svolto in modo efficiente con il supporto di un’impresa funebre professionale.
+48 22 831 00 36 
biuro@bongo.com.pl 
