Formalités officielles après la perte d’un être cher

Documents après le décès – certificat de décès et acte de décès

En cas de décès en Pologne, la première étape après la constatation du décès est d’obtenir la fiche de constat de décès (« karta zgonu »). Elle est délivrée par le médecin qui confirme le décès – il peut s’agir d’un médecin urgentiste, d’un médecin de famille ou d’un membre du personnel hospitalier si le décès a eu lieu dans un établissement médical.
La fiche de constat de décès est le document qui permet de transporter le corps depuis le lieu du décès vers la chambre mortuaire d’une entreprise funéraire ou vers le Département de médecine légale ou la morgue hospitalière si une autopsie est nécessaire.

Avec la fiche de constat de décès, il faut se rendre à l’Office de l’état civil (USC) compétent pour le lieu du décès afin d’obtenir l’acte de décès officiel (« akt zgonu »). Il s’agit du document le plus important pour accomplir les démarches ultérieures liées aux funérailles, à l’obtention de l’allocation funéraire ainsi qu’aux questions successorales et autres procédures administratives.
L’Office de l’état civil délivre un extrait abrégé de l’acte de décès. Des copies supplémentaires ainsi que la version intégrale de l’acte de décès peuvent être obtenues moyennant paiement.

L’entreprise funéraire peut être autorisée à retirer l’acte de décès au nom de la famille. À cette fin, un formulaire d’autorisation doit être signé et la carte d’identité du défunt (ou une copie de l’acte de naissance si la personne décédée ne possédait pas de carte d’identité) doit être fournie.

Que faut-il savoir sur l’organisation du transport du défunt ?

En cas de décès à l’étranger ou de nécessité de transporter le corps vers une autre ville ou un autre pays, des formalités supplémentaires doivent être accomplies et des autorisations spécifiques doivent être obtenues.
Pour transporter le corps d’une personne décédée depuis l’étranger, les documents suivants sont notamment requis :

• un acte de décès traduit en polonais par un traducteur assermenté,
• un certificat médical indiquant la cause du décès,
• le consentement du consul polonais (en cas de transport vers la Pologne),
• le consentement du starosta local compétent pour le lieu d’inhumation,
• une documentation funéraire confirmant que le corps sera inhumé conformément aux réglementations sanitaires.

BONGO, une entreprise spécialisée dans le transport international des défunts, fournit des services complets dans l’organisation de tels transferts — depuis le traitement de toutes les formalités jusqu’à la gestion de la logistique — déchargeant ainsi la famille endeuillée de ces obligations en période difficile. Pour entamer la coopération, il est nécessaire de compléter les documents requis pour le transport d’un corps humain.

Les funérailles peuvent-elles être organisées dans un autre lieu que celui de résidence du défunt ?

Oui. En Pologne, il n’existe aucune obligation d’organiser les funérailles dans le lieu de résidence du défunt. Il est possible d’inhumer un proche dans une autre ville, voire à l’étranger — à condition d’obtenir l’autorisation de l’administrateur du cimetière choisi et de satisfaire à toutes les exigences administratives locales.

Formalités funéraires supplémentaires

En plus de la fiche de constat de décès et de l’acte de décès, les documents suivants peuvent également être requis lors des démarches funéraires et administratives :

• la carte d’identité du défunt (si elle n’a pas été retenue précédemment),
• un document confirmant le droit à la concession funéraire (dans le cas d’une tombe familiale),
• les documents d’assurance (par exemple de la ZUS ou de la KRUS) si la famille demande l’allocation funéraire,
• des procurations, si les funérailles sont organisées par une personne autre qu’un proche parent.

Dans les situations internationales, des documents consulaires supplémentaires ainsi que des certificats sanitaires et épidémiologiques peuvent être exigés.

Une entreprise de pompes funèbres, ainsi qu’une société spécialisée dans le transport international des défunts, telle que BONGO, peuvent aider à rassembler la documentation nécessaire et indiquer quels documents seront requis dans une situation donnée.

Comment obtenir l’allocation funéraire et d’autres prestations

L’allocation funéraire est une prestation versée par la ZUS (Institution d’Assurance Sociale) ou la KRUS (Caisse d’Assurance Sociale Agricole) à la personne qui a couvert les frais funéraires — quel que soit son degré de parenté avec le défunt. Le montant actuel de l’allocation funéraire est de 4 000 PLN, et à partir du 1er janvier 2026, il augmentera à 7 000 PLN. Elle fera également l’objet d’une indexation dès que l’inflation depuis le dernier ajustement dépassera 5 %.

La demande d’allocation funéraire doit être déposée dans un délai d’un an à compter de la date du décès. Passé ce délai, le droit s’éteint et l’allocation ne sera pas versée.

Les plus proches parents du défunt qui organisent les funérailles peuvent demander cette allocation. S’il y a plusieurs personnes concernées, l’Institution d’Assurance Sociale versera l’allocation funéraire proportionnellement aux dépenses engagées par chacune d’entre elles. L’obtention de l’allocation funéraire auprès de la ZUS peut également être confiée à l’entreprise funéraire, qui l’inclura dans le règlement final après la réalisation de tous les services.

À partir du 1er janvier 2026, il sera également possible de recevoir une allocation spéciale destinée à couvrir les frais funéraires. Cette allocation sera accordée indépendamment des revenus et pourra être versée à la personne ayant payé les funérailles dans deux cas : si le défunt n’avait pas droit à l’allocation funéraire, ou si la personne ayant couvert les frais funéraires a droit à l’allocation mais a engagé des dépenses extraordinaires, imprévisibles et inévitables non couvertes par l’allocation standard (par exemple les coûts liés au transport du corps ou des cendres depuis l’étranger).

Sous certaines conditions, les membres de la famille peuvent également demander une indemnité de décès versée par l’employeur du défunt ou solliciter une pension de réversion.

Si le défunt bénéficiait d’une assurance complémentaire ou d’une assurance-vie, la personne ayant droit à la prestation doit contacter directement la compagnie d’assurance avec l’acte de décès et une preuve du droit à percevoir l’indemnisation.

Le décès d’un membre de la famille ouvre également droit au congé d’obéissance familiale (congé pour événement familial). En cas de décès d’un conjoint, d’un enfant ou d’un parent, ce congé est de deux jours ; en cas de décès d’un frère ou d’une sœur, d’un grand-parent ou d’une personne à charge, d’un jour.

Que faut-il faire avec les contrats et obligations du défunt ?

Après le décès d’un proche, il est nécessaire de régler ses affaires financières et administratives, notamment :

• la clôture du compte bancaire,
• la résiliation des contrats d’électricité, de gaz, d’internet et de téléphonie,
• la fin des contrats de location, de leasing ou d’abonnement,
• la notification aux institutions financières (banques, assureurs, fonds d’investissement),
• la sécurisation des biens du défunt jusqu’à la finalisation de la procédure successorale.

Il est important de se rappeler que certaines obligations s’éteignent au décès (par exemple, les contrats de travail ou certaines polices d’assurance), tandis que d’autres (comme les prêts et dettes financières) sont transférées aux héritiers. Il est donc essentiel de rassembler rapidement tous les documents pertinents et d’informer les institutions concernées.
L’utilisation de la carte bancaire ou du compte du défunt — même si les proches connaissent le code PIN ou les identifiants de banque en ligne — est interdite par la loi.

À quoi ressemble la procédure de succession après le décès d’une personne ?

La succession comprend l’ensemble des droits patrimoniaux et obligations du défunt — non seulement les biens tels que les biens immobiliers, les voitures, les objets de valeur, les œuvres d’art ou les économies, mais aussi les dettes et autres engagements financiers.

La procédure successorale consiste à déterminer qui hérite du patrimoine du défunt. Elle peut se dérouler de deux manières : par un acte de notoriété chez le notaire ou par une procédure judiciaire.

La manière la plus simple et la plus rapide de régler les questions successorales est de se rendre chez un notaire. Si tous les héritiers sont d’accord sur le partage de la succession — ou s’il n’y a qu’un seul héritier — le notaire peut établir un acte de notoriété successorale, qui a la même force juridique qu’un jugement confirmant l’acquisition de la succession.

Dans les cas plus complexes — par exemple lorsqu’il n’y a pas de testament, lorsqu’il existe des conflits entre héritiers, ou lorsque la validité du testament est contestée — l’affaire est tranchée par le tribunal. Une telle procédure peut être longue et durer plusieurs années. Le tribunal détermine d’abord la composition de la succession, puis identifie les personnes ayant droit à l’héritage, et enfin procède au partage de la succession entre elles.

Que la succession soit acquise par acte notarié ou par décision judiciaire, elle doit être déclarée au Bureau des impôts compétent dans un délai de 6 mois à compter de la date à laquelle le document devient définitif. Cette obligation s’applique également aux membres de la famille proche, qui — bien que dispensés de l’impôt sur les successions — doivent tout de même confirmer officiellement l’acquisition de la succession.

Les formalités suivant le décès d’un proche peuvent souvent sembler accablantes, mais il est essentiel de les accomplir. En cas de doute, nos conseillers sont toujours prêts à fournir aide et soutien.