Comment obtenir un acte de décès pour une personne décédée à l’étranger ?

Déclaration d’un décès à l’étranger et obtention d’un acte de décès local

Après le décès d’un proche à l’étranger, la première étape consiste à déclarer le décès auprès des autorités locales d’état civil — selon le pays, il peut s’agir du bureau de l’état civil, des services médicaux ou de la police. À la suite de cette déclaration, un acte de décès étranger est délivré, qui constitue la base des démarches ultérieures.

Un acte de décès peut également être obtenu par l’intermédiaire d’un consulat polonais, qui agit au nom de la famille. Une demande de copie de l’acte peut être déposée par les plus proches parents : conjoint, enfants, parents, frères et sœurs ou représentants légaux. Si vous ne parlez pas la langue officielle du pays, l’assistance du consulat peut être particulièrement précieuse. Des frais consulaires sont exigés, qui, dans les pays de l’UE, s’élèvent à plusieurs dizaines d’euros. Les documents ne doivent pas obligatoirement être déposés en personne — la demande peut être envoyée par courrier, et la copie délivrée sera expédiée de la même manière.

BONGO – International Funeral Services, sur la base des autorisations appropriées, contacte directement les bureaux compétents, soulageant ainsi considérablement la famille du défunt de ces formalités administratives.

Traduction de l’acte de décès par un traducteur assermenté

Un document étranger doit être traduit en polonais par un traducteur assermenté. La seule exception est l’acte de décès international (Formulaire C), qui contient des informations en plusieurs langues, dont le polonais — dans ce cas, aucune traduction supplémentaire n’est requise. Une traduction certifiée correctement préparée permet d’éviter des problèmes lors de l’enregistrement du décès en Pologne.

Transcription d’un acte de décès étranger en Pologne

L’étape suivante consiste en la transcription de l’acte de décès, c’est-à-dire son inscription dans les registres d’état civil polonais. Cette procédure est effectuée par l’Office de l’état civil (USC) compétent pour le lieu de résidence du demandeur.

La demande de transcription doit inclure :

• l’original ou une copie de l’acte de décès étranger,
• une traduction certifiée (si le document n’est pas un formulaire international),
• des documents confirmant le lien de parenté avec le défunt (par ex. acte de mariage, acte de naissance),
• un formulaire de demande de transcription dûment rempli.

La demande peut être déposée en personne, par l’intermédiaire d’un représentant autorisé (par exemple, une entreprise de pompes funèbres) ou par courrier.

Obtention d’une copie polonaise de l’acte de décès

Après la transcription, l’Office de l’état civil (USC) délivre une copie polonaise de l’acte de décès, reconnue par tous les offices et institutions en Pologne. Ce document est nécessaire, entre autres, pour organiser les funérailles, notifier le décès à la ZUS, régler les questions successorales ou clôturer les comptes bancaires.
Il est recommandé de demander plusieurs copies de l’extrait abrégé de l’acte de décès.

En l’absence d’un acte de décès étranger — que faire ?

Il arrive parfois que la famille ne soit pas en mesure d’obtenir une copie de l’acte de décès, ou que le décès n’ait pas encore été enregistré par les autorités locales à l’étranger. Dans ce cas, il est possible de déposer en Pologne une demande de reconstitution de l’acte de décès. D’autres documents confirmant le décès seront nécessaires, tels qu’un certificat médical, un rapport de police, ainsi que leurs traductions certifiées.

Pourquoi la copie polonaise de l’acte de décès est-elle si importante ?

L’acte de décès délivré par l’Office de l’état civil (USC) joue un rôle essentiel dans de nombreuses procédures administratives, notamment :

• l’organisation des funérailles,
• la notification du décès à la ZUS, à la KRUS ou au NFZ,
• les démarches bancaires (clôture des comptes, accès aux dépôts),
• les procédures successorales,
• la demande d’allocation funéraire,
• la résiliation des contrats (par ex. fournisseurs d’énergie ou opérateurs téléphoniques).

Il vaut la peine de demander l’aide d’un expert

Les procédures administratives à suivre après le décès d’un proche à l’étranger sont souvent complexes. Il est recommandé de faire appel à des entreprises professionnelles spécialisées dans le transport international des défunts, telles que BONGO. Grâce à leur coopération avec les consulats polonais, les autorités locales et les entreprises de pompes funèbres, elles offrent une assistance complète pour l’obtention et la traduction des documents nécessaires, la gestion de toute la procédure de transport, puis l’organisation de la cérémonie funéraire en Pologne.

Besoin d’aide pour rapatrier le corps d’un proche décédé à l’étranger ?

L’obtention de l’acte de décès d’une personne décédée à l’étranger n’est qu’une des nombreuses formalités à accomplir — l’étape suivante consiste à obtenir le consentement du starosta local compétent pour le lieu d’inhumation.

Les conseillers de BONGO se chargent de réunir tous les documents requis, tant dans le pays où le décès est survenu qu’en Pologne.

Nous vous invitons à nous contacter :
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